Politica de Confidențialitate

1. Cui se aplică această politică

Această politică se aplică:

• Vizitatorilor site-urilor de prezentare www.fleet-mo.ro și www.fleet-mo.com și a paginilor asociate acestora
• Persoanelor care ne contactează: persoane care completează formulare de contact, solicită o ofertă, programează un Acces de Evaluare, comunică prin email, telefon sau alte canale comerciale
• Reprezentanților companiilor client sau potențialilor clienți: manageri de flotă, administratori, reprezentanți legali, persoane de contact comercial, financiar sau tehnic
• Utilizatorilor platformei Fleet-MO: persoane care folosesc conturi de administrator, manager, dispecer, operator sau alte roluri similare în platformă
• Șoferilor și altor persoane ale căror date sunt introduse sau generate în platformă

Important: În relația cu personalul companiei-client, Fleet-MO acționează în general ca persoană împuternicită (procesator), iar compania de flotă (angajatorul) este operatorul de date, responsabil de informarea și obținerea bazei legale față de proprii angajați.

2. Ce date colectăm

2.1 Date colectate de la vizitatorii site-ului

• Date de contact furnizate voluntar (nume, email, telefon) prin formulare de contact/Acces de Evaluare
• Date tehnice și de utilizare (adresă IP, tip browser, pagini vizitate)

2.2 Date colectate de la utilizatorii platformei

• Date de identificare și cont: nume, email, funcție, companie, date de autentificare
• Date de facturare și contract

2.3 Date colectate prin aplicația/platforma Fleet-MO

• Date de geolocalizare GPS: poziție în timp real și istoric trasee ale vehiculelor
• Date despre comportamentul de condus: viteză, frânări bruște, accelerații, timpi de inactivitate, scor comparativ șofer
• Date din foile de parcurs digitale: kilometri parcurși, ore de condus, trasee
• Specimen de semnătură electronică și confirmări de document
• Documente și imagini: fotografii ale daunelor/accidentelor, documente auto (RCA, ITP, rovinietă, permis de conducere) încărcate și procesate prin OCR
• Date de identificare ale personalului: nume, număr permis conducere, asociere șofer-vehicul-traseu, număr zile concediu, adresă email, număr de telefon

3. Scopurile prelucrării

Datele sunt prelucrate pentru:

• Furnizarea și funcționarea serviciului Fleet-MO (tracking, foi de parcurs, optimizare traseu, gestionare daune, alerte compliance)
• Generarea de rapoarte și statistici pentru clientul companie
• Îmbunătățirea produsului prin analize agregate și anonimizate
• Comunicare comercială și suport tehnic
• Îndeplinirea obligațiilor legale (facturare, evidențe contabile)
• Securitatea platformei și prevenirea fraudei

4. Temeiul legal al prelucrării

În funcție de tipul de date și relație, temeiurile legale folosite sunt:

• Executarea contractului: pentru furnizarea serviciului către clientul companie
• Interesul legitim: pentru îmbunătățirea produsului, securitate, prevenirea fraudei
• Obligație legală: pentru evidențe contabile/fiscale
• Consimțământ: pentru cookie-uri neesențiale și comunicări de marketing

5. Cât timp păstrăm datele

6. Cui transmitem datele

Putem transmite date către:

• Furnizori de hosting și infrastructură cloud (ex: AWS, Azure, Google Cloud)
• Furnizori de servicii GPS hardware (Teltonika, EvoGPS, TrackGPS sau alți parteneri hardware)
• Furnizori de servicii AI/OCR pentru procesarea documentelor și clasificarea daunelor
• Furnizori de servicii de hărți (ex: Google Maps)
• Furnizori de plăți/facturare
• Autorități publice, atunci când legea o impune

Toți furnizorii terți sunt selectați cu respectarea cerințelor GDPR și, după caz, sub acorduri de prelucrare a datelor (DPA).

7. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, ai dreptul de a:

• Solicita acces la datele tale personale
• Solicita rectificarea datelor inexacte
• Solicita ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat")
• Solicita restricționarea prelucrării
• Te opune prelucrării bazate pe interes legitim
• Solicita portabilitatea datelor
• Retrage consimțământul oricând

Dacă consideri că prelucrarea datelor tale încalcă GDPR, ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — www.dataprotection.ro.

8. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor (criptare, control acces, backup-uri, monitorizare), proporțional cu riscurile asociate prelucrării, inclusiv pentru datele sensibile de geolocalizare și documentele de identitate/auto procesate prin OCR.

9. Incidente de securitate

În cazul unui incident de securitate care afectează datele personale, Fleet-MO va acționa conform obligațiilor aplicabile.

Dacă Fleet-MO acționează ca persoană împuternicită, va informa compania-client fără întârzieri nejustificate. Dacă acționează ca operator, va evalua incidentul și va lua măsurile necesare conform GDPR.

10. Decizii automate și inteligență artificială

Fleet-MO folosește algoritmi de inteligență artificială pentru: clasificarea automată a severității accidentelor, extragerea de date din documente (OCR), detectarea de anomalii în consumul de combustibil, predicția mentenanței, precum și alte funcționalități stabilite în prealabil cu compania-client.

Aceste procese asistă deciziile managerilor de flotă, dar nu produc efecte juridice automate asupra personalului sau utilizatorilor fără intervenție umană.

11. Datele minorilor

Fleet-MO este o platformă destinată companiilor și utilizării profesionale. Nu intenționăm să colectăm date ale minorilor prin site sau platformă.

12. Modificări ale politicii

Putem actualiza periodic această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta schimbări legale, tehnice sau organizatorice. Modificările semnificative vor fi comunicate prin actualizarea datei de la începutul documentului.

13. Contact

Email: contact@fleet-mo.ro

Privacy: privacy@fleet-mo.ro